Секретное делопроизводство инструкция

У нас вы можете скачать книгу секретное делопроизводство инструкция в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

При необходимости такие сведения вписываются в проекты документов исполнителями после того, как они будут отпечатаны. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения — в одном. Каждый вид документы должен иметь установленный комплект реквизитов, как-то: Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим двоякого толкования.

Документ, как правило, направляется не более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес. Документы подписываются утверждаются руководителями в пределах своей компетенции, а также исполнителями, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.

Проекты документов по вопросам, затрагивающим интересы других ведомств, подлежат согласованию с ними, которое оформляется грифом согласования или визой. Гриф согласования включает в себя следующее: Замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В подписанные утвержденные документы вносить исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего их, запрещается. Внесенные изменения заверяются подписью лица, подписавшего документ. На всех экземплярах документов копий, выписок на оборотной стороне последующего листа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Печатание производится в изолированных помещениях. Прием и выдача документов производится через спецокно или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам машинисток.

Лицу, производящему печатание, запрещается знакомить с содержанием печатаемых документов других лиц, не имеющих отношения к этим документам. Для выяснения непонятного текста печатающее лицо должно обратиться к исполнителям документов, а в их отсутствие — к их начальникам. По окончании работы все документы, черновые материалы, бланки и формы регистрации хранятся в опечатанном металлическом шкафу. На черновике документа, подлежащем печатанию, исполнитель указывает свою фамилию, наименование отдела, номер служебного телефона, количество требуемых экземпляров.

Черновики совершенно секретных и секретных документов, отдельные листы секретных и секретных документов, подлежащие перепечатыванию, исполнители передают машинистке, в общий отдел под расписку в регистрационных формах. При журнальной форме регистрации документы и черновики из общего отдела или машбюро передаются непосредственно исполнителям под расписку в графе 3 журнала формы 3. Листы совершенно секретных и секретных документов, с которых производилось перепечатывание, возвращаются исполнителям в надорванном виде для последующего уничтожения.

На документах, из которых произведены выписки, кроме того, указывается, какой текст пункт, абзац содержит выписки. На каждом отпечатанном экземпляре документа в левом верхнем углу его первой страницы машинистка проставляет свои инициалы и количество отпечатанных экземпляров.

На размножение документы передаются только зарегистрированными и оформленными в установленном порядке. На каждый документ, подлежащий размножению, оформляется заказ формы 18 или 18а, который подписывается руководством и передается лично исполнителем под расписку. Изготовление копии или выписки вместе с подлинником передаются в общий отдел или исполнителю под расписку в журнале формы Прием и передача секретных документов на всех этапах их прохождения осуществляется только под расписку, а от одного сотрудника к другому — по реестру формы 25, который указывается в журнале формы Принимая документы, сотрудник обязан убедиться в правильности их оформления, сверить регистрационные номера, номера экземпляров, их количество и в присутствии сдающего лица расписаться за каждый документ с проставлением даты получения.

Передача документов в другие отделы производится только через общий отдел секретариат. При смене лица, ведущего секретное делопроизводство на отдельном участке работы, специально назначенная комиссия проверяет наличие документов на участке работы, и результаты оформляет актом, который приобщается к акту приема-сдачи.

Документы, числящиеся лично за этими лицами, передаются вновь назначенным под расписку в регистрационных формах. Поступающая в рабочее время корреспонденция принимается общим отделом секретариатом.

Оттуда она передается в соответствующие отделы под расписку в журнале формы 26 или в реестрах формы В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным, который записывает ее в журнал приема и сдачи пакетов документов формы 26 и под расписку в этом журнале, не вскрывая, сдает в общий отдел секретариат.

О поступлении срочных пакетов и телеграмм дежурный немедленно докладывает соответствующему руководителю и действует согласно его указаниям. Сдавать и принимать корреспонденцию лицам, не имеющим на это соответствующих полномочий, запрещается. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, обязан тщательно проверить правильность адреса, целостность упаковки, печатей, сверить номера пакетов с номерами, указанными в реестре. В случае повреждения упаковки или расхождения в наименовании отправителя, пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, принимающим его, о чем в реестре журнале делается соответствующая запись.

Акт и упаковка направляются в орган, доставивший пакет, или отправителю корреспонденции для принятия соответствующих мер. До регистрации секретных документов передача их на доклад, подпись, ознакомление и исполнение запрещается. Поступившие документы регистрируются в день их получения, при этом на документе проставляется регистрационный номер и указывается дата регистрации. Полностью перепечатанные документы регистрируются за новыми номерами.

При регистрации поступившего документа на первой странице с правой стороны нижнего поля проставляется штамп, в оттиске которого указывается наименование органа, входящий номер, присваиваемый поступившему документу, дата регистрации.

Лицо, вскрывшее пакет, обязано перенести вх. В регистрационных формах отражаются полные данные о движении документа с момента его поступления подготовки до приобщения в дело, направления адресату или уничтожения. Отметки о местонахождении документа должны содержать ссылки: Регистрация осуществляется в форме журналов контрольно-номерного учета на поступившие и подготовленные документы, которые ведутся раздельно. Документы регистрируются раздельно или вместе в журнале формы 3.

Вручение исполнителям отпечатанных документов и возврат черновиков производится работником общего отдела секретариата под расписку в графе 11 журнала формы 3. За оставленные у себя при докладе документы руководитель расписывается в реестре формы По возвращении документов расписка руководителя в реестре гасится подписью сотрудника, получившего документы. Контроль за прохождением документов с момента их регистрации до завершения исполнения подшивки в дело, уничтожения, направления адресатам осуществляется сотрудниками общего отдела секретариата путем периодической сверки их наличия с учтенными данными.

Учет и хранение приказов ведется централизованно в общем отделе. Приказы по линиям работы отделов могут храниться у руководителей отделов. Приказы регистрируются в журнале формы 6, которые заводятся каждый год. Приказы регистрируются по следующим отделам: Регистрация приказов ежегодно начинается с первого номера.

На каждом экземпляре поступившего приказа и выписок из него на обложке или первом листе проставляется порядковый регистрационный номер по журналу. Передача приказов для размножения производится под расписку в реестре формы На оборотной стороне последнего листа подлинника приказа проставляется отметка о том, когда и сколько изготовлено копий или выписок.

Эти данные затем заносятся в журнал формы 6 отдельной строкой. Приказы выписки из приказов рассылаются с сопроводительными письмами, в которых указываются номера направляемых документов, их экземпляров и приложений к ним.

Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован. Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью.

Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны. Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы.

Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений. С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов.

Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы. Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом.

Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой — не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений.

Другая крайность в этой работе — занижение грифа секретности , которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию.

Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса.

Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности. На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет.

Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений. Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.